Největší úskalí při výběru hotelových systémů je jejich množství. I pro menší hotel jich totiž budete potřebovat relativně dost. Všechny si musí rozumět a všechny se pochopitelně nabízí v různých variantách ceny a výkonu. Kde lze ušetřit, kde raději připlatit a jak je poskládat – to je know-how, které vám můžeme nabídnout. A nakonec je pro vás i zapojíme a zprovozníme.

Podívejte se s námi na pár příkladů základních hotelových systémů:  

PMS (Property Management Systém)

Ústřední bod fungování každého hotelu. Zapisují se sem rezervace, ať už je host provede jakkoli, recepce do něj zadává údaje o hostech při jejich příjezdu, PMS ale také přebírá data od ostatních systémů, například za útratu v restauraci.

Výběr PMS je naprosto zásadní, protože do budoucna nastaví možnosti a limity práce s daty, míru automatizace i rozsah a kvalitu služeb, které můžete poskytovat. A není nic horšího, než když PMS musíte měnit. Nejen, že jsou na něj vázané ostatní systémy hotelu, ale obsahuje také historická data a funguje tím pádem trochu jako CRM. Ve světě jich přitom existuje přes 200 a v Čechách jsou k dispozici desítky, od levných a jednoduchých až po velmi sofistikované. Jak vybrat systém, který nebudete zbytečně přeplácet, ale přitom naplní všechny vaše potřeby, vám rádi poradíme.

Subsystémy

Některé PMS je mají jako rozšíření svým možností a vyplatí se proto vzít v potaz, zda je využijete nebo takovou možnost chcete mít. Jedním z mnoha příkladů je třeba konferenční modul.

Rezervační systém

Rezervace jsou nedílnou součástí PMS a rezervační systém je oproti ostatním výjimečný tím, že obsahuje i vstupy z jiných platforem, např. Booking. Právě kvalita tohoto napojení je při rozhodování o rezervačním systému klíčová. Měl by totiž nejen ukazovat aktuální dispozice a ceny hotelu, ale také umožnit práci s cenou podle času a lokace zákazníka, zaplněnosti hotelu nebo management overbookingu. Právě v tom, jak jednotlivé systémy pracují s těmito funkcemi, se jednotlivé rezervační systémy – a jejich ceny - liší.

Restaurační systém

Velmi zjednodušeně nejde o nic jiného než o pokladnu v restauraci. Je ale třeba počítat s tím, že potřebujete pokladen více a že jejich výstupy musí být napojené na PMS, aby host na konci pobytu našel vše na jednom účtu. Cena za tento systém se bude lišit právě v závislosti na počtu připojených pokladem a také na jeho složitosti. Některé verze umí třeba i blokovat masáže – pokud na ně hotel nemá samostatný systém. Mimo to je třeba mít na paměti, že některé restaurační systémy jsou kompatibilní jen s některými PMS, a to čistě z důvodu konkurence mezi jejich výrobci. I proto obvykle doporučujeme vzít PMS i restaurační systém od jedné firmy. A pomůžeme vám vybrat ten správný.

Software pro skladové hospodářství

Slouží pro zásobování a sledování stavu zásob, a to nejen v restauraci. Zahrnuje i všechno ostatní, co hotel spotřebovává, včetně třeba ručníků nebo mýdel. Může být nicméně součástí restauračního systému a využívají ho třeba i šéfkuchaři, kteří si nakalibrují suroviny k výrobě jídel a pak objednávají zásoby podle počtu očekávaných porcí. Všechny takové funkce šetří čas a můžou přispět k hladšímu chodu vašeho hotelu.

Systém řízení vstupu

Tedy systém, který spravuje karty k pokojům a různým hotelovým službám. Základem je možnost nastavit přístup na omezenou dobu a v příslušném rozsahu dle pobytu hosta. Součástí systému by ale měly být i přístupové karty pro zaměstnance. Vyhnete se tím situaci, kdy v jedné budově souběžně provozujete dva podobné systémy, zaměstnanci potřebují dva typy karet a výsledkem je nevyhnutelně jen zmatek. Sofistikovanější, moderní systémy už dnes fungují převážně online, byť je na cloud nelze přemístit kompletně, především z bezpečnostních důvodů. Už dávno ale neplatí, že pro řízení vstupů potřebujete vlastní server. Chytřejší systémy zároveň umí pracovat třeba i s obsazeností pokoje – pokud podle aktivity na kartě poznají, že je pokoj prázdný, ztlumí topení nebo klimatizaci. Pokud je navíc systém řízení vstupu propojený přes interface do PMS, přinese to velkou dávku automatizace a opět ulehčení práce vašich lidí. Třeba délku pobytu, rozsah a další požadavky zaznamenané v rezervaci už totiž není potřeba zadávat znovu, systémy si je mezi sebou předají. A to je v našich očích podstata dobře fungujícího digitálního hotelu.

PBX

Pobočková ústředna, která slouží k telefonování v rámci hotelu. Přežitek? Ale vůbec ne. I dnes si hosté objednávají buzení po telefonu, byť se o něj dnes postará počítač, jen zřídka skutečná recepce. Přístroj navíc může sloužit k hlášení o stavu pokojů. V momentě, kdy pokojská dokončí úklid, zavolá do ústředny a zadá kód, který se propíše do PMS. Každý, kdo se systémem pracuje, pak může vidět, které pokoje jsou již připravené pro nové hosty. Totéž platí pro zásobování minibaru. Pokojská po telefonu nahlásí, co ubylo, a informace se přes PMS přenese jak na účet hosta, tak do stavu zásob. I tady proto platí, že propojenost systémů je základ dobře fungujícího hotelového IT. Ústřednu je dnes možné částečně, i když ne zcela, přenést na cloud a tím se vyhnout správě (a poplatkům) za velkokapacitní servery.